[Mind]个人精力管理模型(个人事务安排部分)(转载)

七 21st, 2011

原始出处:http://blog.vsharing.com/ligongzi/A1332958.html

一,关于个人事务管理的理解:

个人事务时间安排和个人的时间规划不是一个概念:
  1. 个人时间规划的时间跨度较大,最小的划分单位是“周”,一般是以“月”为单位来做的,甚至是半年以上的跨度,它主要体现的是一些大的思路和想法,它可能有明确的完成先后顺序的时间铺排,也很可能没有,只是一些大的节点概念。而且,个人时间规划的变数更大一些,不论是主观还是客观原因造成的,规划的事情与实际完成情况总是存在差距。个人时间规划的内容不需要频繁变化,一次规划,可以坚持使用一个月以上。
  2. 个人的事务时间安排周期最长就是在本周内,更多的是以三天之内的具体事件的安排为主要内容。这些事务一般都是需要你即刻开始执行的事情,有明确的时间节点和资源要求,而且这类事情的产生有随机性(例如开会之后突然领到一个任务,或者突然产生一个念头需要完成,或者在完成一个事件之前需要做完好几个准备事件等),需要随时随地、灵活方便地记录下来(遗忘必做的事情往往造成或大或小的不良后果)。
  3. 结合我自己的经验,时间规划主要是对要做的大事件进行各个方面的资源铺排;个人事务安排主要是对具体执行事宜在个人的时间和精力资源方面的排序。二者分析的维度并不一样,因此,使用的工具也不一样。时间规划的工具主要是一些启发思考的工具(某种分析表格之类),而事务安排的工具需要自动化的信息软件(能与时间自动关联并实现智能排序、定时提醒等功能的时间管理类软件)。
个人的事务时间安排软件分为两种大的类型:
  • 任务:“任务”是你要完成的事情,在实际中并没有特别精确的时间规定,这些事情一般都是由你自己根据条件、紧迫性、重要性等来安排完成的,“任务”的关键在于排序。
  • 日历:“日历”更加适合时间明确的一些事情,例如会议、生日、活动等,这些事情是需要你遵守的,“日历”的关键在于提醒。

你如果使用的是“日历”软件,你是不能实现待办事情排序的(“日历”软件需要精确界定事情的开始和结束时间,而实际上你既不可能,也没有必要精确确定这种时间,尤其是对比较复杂的事情。)

任务安排的几个关键点

l 大约什么时候做这个事情(不需要精确到具体时间,实际上也不可能精确,事情都是一件做完开始做下一件的。但是需要安排大致开始的时间段)?

l 上午/下午/今天之内,能不能做这么多的事情?(我忙得过来吗?)

l 先做哪件事?后做哪件事?(排序问题)

l 今天做不完的事情,安排在明天什么时候完成?

l 一些重要的时间点要提醒我

“管理精力,而非时间”是我所信奉的时间管理理念。
  • 传统的个人时间管理提出根据待完成事件的“重要性和紧急性”来做时间排序,而实际上这种排序方式操作起来很不顺畅:有很多具体的事情在特定的时间内不重要不紧急,但是在下一个阶段就变成了非常重要紧急的事情(例如出差的报销贴票);而很多事情的重要性你并不容易做出区分,你还需要自己对重要性做一个感性的等级划分(例如高中低,优良中差等)。你只要实际地用“重要紧急”的四个象限安排过事情,你就会发现很多事情并不能很好地安排进去,而且即使安排进去了,也根本不能有效地提醒你到了什么时候应该做什么事。
  • 时间可以管理吗?“时间”本身根本就管理不了,你可以管理的真正的东西实际上是你对不同事务的精力排序。
  • 时间管理的精髓在于:在你最适合做这件事情的时候去做这件事,而不是等到不适合的时候去做这件事,这样才是最高效的。
  • 精力来源于四个方面:情绪、精神、体能和思想

二,怎样建立个人精力管理模型

第一步:根据你的精力周期细分全天的时间 ;

必须要承认,人在一天不同的时间段中,精力水平是不一样的。你首先要做的就是划分出你的“优质、中质、低质”时间段,之后才能将不同难度的事情安排到不同精力水平的时间段中去。

示例:

@1.优质时间.晨起段(6:30~9:00) ;

@2.优质时间.上午段(9:30~12:00) ;

@3.优质时间.下午前段(2:00~4:00) ;

@4.低质时间.下午后段(4:00~6:00) ;

@5.中质时间.傍晚段(6:30~8:30) ;

@6.中质时间.夜晚段(9:00~12:00) ;

@7.低质时间.间歇段(各阶段节点前后大约20分钟) ;

第二步:为你的每个时间段确定一个虚拟的精力总值

根据这个时间段的长短,和一定的标准(例如十五分钟对应一个0.5的精力值,半小时对应一个1的精力值等),为这个时间段建立一个总体数值。

示例:

@1.优质时间.晨起段(6:30~9:00)#5 ;

@2.优质时间.上午段(9:30~12:00)#5 ;

@3.优质时间.下午前段(2:00~4:00)#5 ;

@4.低质时间.下午后段(4:00~6:00)#2 ;

@5.中质时间.傍晚段(6:30~8:30)#3 ;

@6.中质时间.夜晚段(9:00~12:00)#3 ;

@7.低质时间.间歇段(各阶段节点前后大约20分钟)#1 ;

第三步:定义事务的精力消耗值

l 每完成一件事情,都需要消耗你的时间和精力,但是消耗的多少是有区别的。你需要定义精力消耗的等级。(注意定义的等级尽量简单,不要有太多等级。)

l 有一些事情做完以后不会消减你的精力,反而会提升你的精力,例如你做了一件自己特别喜欢的事情,或者是一个放松休闲的事情。不过根据我的经验,这种小小的精力提升不会特别多。

l 你只需要用各个时间段的精力总值,减去事务的精力消耗值,就可以估算出剩余精力,就可以知道自己这个时间段是不是能做得完这么多事情(相减为负,当然就意味着你做不了这么多事情;相减为正,就可以继续在这个时间段内安排事情)。特别说明一下,该方法为本人原创,能够比较科学合理地安排事务执行的时间排序。

示例:

精力消耗:-0.5

精力消耗:-1

精力消耗:-2

精力消耗:-3

精力消耗:+0.5

精力消耗:+1

第四步:在合适的软件上分配你的待完成事务

把上面定义的分类体系移植到一个合适的时间管理软件中,你就可以开始实际的操作了。

l 选择时间管理软件的标准:

1,全平台的软件是首先考虑的(即有pc版本、mac版本、手机版本、网页版本)。

2,不能实现网络同步功能的时间管理软件都不要选择

3,至少有3类以上能够自己定义的分类信息

4,“任务(task)”和“日历(calendar)”不是一回事,别选错了软件类型

5,快捷第一原则——记录下一个任务需要点击的按钮越少越好,理想情况在3次以内

l 小经验

1,时间段的细分可以放在软件的“context(情境)”内,一般这个“情境”都是单选

2,精力消耗值放在“tags(标签)”里,一般“标签”都是多选

3,实际工作中,有些事情需要持续一天甚至多日才能完成,因此,我在“情境”中会增加两项:@8.全天@9.持续数日

l 推荐的软件:doit.im

1,有网络版本和windows版本、iphone版、ipad版、andorid版

2,在时间的智能安排上非常有特色,可以将过期未完成的任务自动放在“今日待办”里,而不像其他软件会列出一堆“过期任务”,让你不能集中精力在今天

3,视图方式非常方便,支持多种视图,包括情境排序、时间排序、项目排序等,使用情境排序的时候就可以知道什么时候应该完成哪些任务了,相当智能。

4,支持日历模式,可以对一个月中的每一天完成了哪些任务,这样的话,在做月度统计的时候,大事小情都不会遗漏。

三,实际操作指南

1、注册doit.im网站的帐号(注册后登陆可以操作网页版本,但是个人觉得网页版没有终端版本好用)

2、在自己的手机终端中下载对应的客户端(例如iphone版本或者ipad版本)

3、在客户端上用之前注册的帐号密码登陆

4、选择“情境”,并添加自己的情境体系

5、添加自己的标签体系

6、新建一个任务,把它选上“情境”、“标签”,也可以详细添加任务的时间、优先级等,然后放在对应的“箱子”里

7、在“今日待办”的箱子里,用“情境”视图査看任务,即能自动排序不同时间段内应当完成的任务

8、其他的一般操作(例如个性化设置、归档、删除等)请自行熟悉





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